Der Fragenkatalog: was Sie vor einer Bestellung schriftlich verlangen sollten

Warum dieser Katalog herstellerneutral ist

Dieser Fragenkatalog nennt keine Marke. Er nennt auch keine Antworten. Er listet die Fragen, die über den Erfolg einer Beschaffung entscheiden — und die in Erstangeboten regelmäßig fehlen.

Der Grund für die Neutralität ist praktisch: Ein Angebot, das diese Fragen nicht beantwortet, ist nicht vergleichbar. Solange zwei Anbieter unterschiedliche Angaben machen, vergleichen Sie nicht zwei Produkte, sondern zwei Antwortformate. Mit diesem Katalog normalisieren Sie die Vergleichsgrundlage — für alle Anbieter, einschließlich uns.

Block 1 — Nachweise und Dokumentation

Fragen:

1. Welche Konformitätsdokumente liegen für das konkrete Modell vor, und können Sie sie als Datei zur Verfügung stellen?

2. Gilt das Dokument für dieses Modell oder für die Baureihe?

3. Wer ist der ausstellende Stelle, und ist sie benannt?

Warum das der erste Block ist: Nachweise werden in der Angebotsphase am häufigsten mündlich zugesichert und am seltensten belegt. Die Unterscheidung zwischen „die Baureihe ist zertifiziert" und „dieses Modell hat einen Nachweis" ist in der Praxis erheblich.

Worauf Sie bei der Antwort achten: Ein Nachweis mit Modellbezug und benannter Stelle. Papiere ohne Modellbezug sind für Ihre Unterlagen wenig wert.

Block 2 — Muster und Vorserie

Fragen:

4. Können wir ein Muster zur Erprobung erhalten, bevor eine Bestellung ausgelöst wird?

5. Ist das Muster die Serienausführung oder ein Vorserienstand?

6. Wird der Test bei uns vor Ort durchgeführt, und wer unterstützt dabei?

Warum: Ein Test an Ihren eigenen Geräten — mit Ihren Anlaufströmen, Ihrer Staubbelastung, Ihrer Umgebungstemperatur — ist die einzige belastbare Prüfung. Die Dauer eines Tests sollten Sie aus Ihrem Arbeitsablauf ableiten, nicht aus dem Angebot.

Block 3 — Gewährleistung und Garantie

Fragen:

7. Welche Gewährleistung gilt nach deutschem Recht, und welche zusätzliche Garantie wird gegeben?

8. Was ist ausdrücklich nicht gedeckt?

9. Wie ist der Ablauf im Schadensfall — an wen wende ich mich, und wie läuft der Transport?

10. Werden Reparaturen in Deutschland oder am Standort des Herstellers durchgeführt?

Warum: Punkt 8 ist wichtiger als Punkt 7. Die meisten Streitfälle entstehen nicht über die Laufzeit, sondern über die Frage, ob ein Schaden gedeckt ist. Eine klare Ausschlussliste ist ein Qualitätsmerkmal, keine Schwäche.

Block 4 — Ersatzteile und Service über die Laufzeit

Fragen:

11. Welche Bauteile sind Verbrauchsmaterial, und in welchen Intervallen werden sie getauscht?

12. Wie sind Ersatzteile in Ihrer Region verfügbar, und über welchen Kanal?

13. Gibt es eine dokumentierte Vorgehensweise für einen Ausfall während der Mietdauer?

Warum: Ein Gerät ist nicht so lange einsetzbar wie sein Datenblatt, sondern so lange, wie die Versorgung mit Teilen gesichert ist. Diese Frage entscheidet über die Kosten im dritten bis fünften Jahr — und sie ist in Erstangeboten fast nie beantwortet.

Block 5 — Mindestbestellmenge und Staffelung

Fragen:

14. Wie ist die Mindestbestellmenge definiert — pro Modell, pro Baureihe oder pro Bestellung?

15. Bietet die Baureihe eine Staffelung, mit der wir klein beginnen und später erweitern können?

16. Sind Nachbestellungen einzelner Einheiten möglich, und bleiben sie mit der Erstlieferung kompatibel?

Warum: Punkt 16 ist der praktisch relevante. Wenn Nachbestellungen nicht mit der Erstlieferung kombinierbar sind, wird aus einer kleinen Anfangsbestellung eine Investition, die sich nicht fortschreiben lässt.

Block 6 — Lieferung, Incoterms und Zoll

Fragen:

17. Welcher Incoterm wird angeboten, und was ist darin enthalten?

18. Wer übernimmt Zollanmeldung und Einfuhrabgaben, und wer trägt das Risiko bei Verzögerung?

19. Wie erfolgt die Anlieferung bei einer Bestellung aus mehreren Einheiten — Sendung, Palette, Einzelstücke?

Warum: Bei Transport und Einfuhr entstehen die Kosten, die im Angebotspreis nicht sichtbar sind. Klären Sie vor der Bestellung, welche Position Sie selbst tragen — nicht danach.

Block 7 — Werksbesichtigung

Fragen:

20. Ist eine Werksbesichtigung oder ein Audit möglich, vor Ort oder per Videotermin mit Gang durch die Fertigung?

21. Können Sie die Fertigungs- und Prüfschritte zeigen, die für Ihre Qualitätsaussage relevant sind?

Warum: Diese Frage trennt in einem Satz zwischen einem Händler und einem Hersteller — und sie ist für beide Seiten zumutbar. Wer Videotermine mit Gang durch die Fertigung anbietet, wird selten auditiert und oft gefragt.

Wie Sie diesen Katalog verwenden

1. Senden Sie ihn ungekürzt an jeden Anbieter, den Sie ernsthaft prüfen.

2. Vergleichen Sie nicht die Vollständigkeit der Antworten, sondern die Belegbarkeit — Nachweise, die vorliegen, gegen Aussagen, die zugesichert werden.

3. Legen Sie die Antworten zu Ihren Unterlagen. Bei einer Prüfung oder einem Schadensfall ist die Angebotsphase die einzige Phase, in der Sie diese Angaben noch erhalten können.

4. Fragen Sie Anbieter, die mehrere Punkte nicht beantworten, woran es liegt. Die Antwort darauf ist aussagekräftig.

---

Sie prüfen aktuell Anbieter für mobile Stromversorgung und möchten diesen Katalog direkt anwenden? Senden Sie uns die Fragen, die für Ihre Anwendung kritisch sind — wir beantworten sie für unsere Konfigurationen und sagen Ihnen offen, welche Punkte wir nicht abdecken. Preise auf Anfrage.